Dokumenty zawierające ważne dane o przedsiębiorstwie, w tym dane poufne i informacje finansowe, a więc m.in. wszelkiego rodzaju umowy i sprawozdania z działalności firmy nie mogą być zwyczajnie wyrzucane do kosza. Potrzebna jest niszczarka do dokumentów.
Niszczarka do dokumentów: dlaczego warto?
Umowy zawierane z pracownikami firmy i kontrahentami, wewnętrzna korespondencja zawierająca dane osobowe, wyciągi z konta, sprawozdania finansowe... lista papierów firmowych, które co roku generowane są w różnego rodzaju przedsiębiorstwach, jest długa. Z oczywistych względów dane i informacje zawarte w różnego typu dokumentów trzeba chronić przed dostaniem się w niepowołane ręce. Oczywiście można radzić sobie, drąc albo tnąc na drobne kawałki poszczególne papiery ręcznie, kiedy nie są już potrzebne. Byłoby to jednak czasochłonne i niezapewniające pełnej skuteczności działanie, ponadto podarty na duże kawałki papier zajmuje dużo miejsca w koszu na odpadki, więc oprócz małej wydajności i wygody oraz niskiego poziomu bezpieczeństwa jest to rozwiązanie mało ekologiczne. Z wymienionych względów niszczarka do dokumentów należy już właściwie do standardowego wyposażenia każdej firmy.
Na co zwrócić uwagę, wybierając niszczarkę do dokumentów?
Przed zakupem niszczarki do domu lub biura należy zastanowić się, na jakich parametrach sprzętu najbardziej nam zależy. Zależy to przede wszystkim od przeznaczenia sprzętu: ile, jak często i o jakim stopniu poufności dokumenty będą niszczone. Znaczenie mają tutaj wielkość i wydajność niszczarki do dokumentów, poziom generowanego przez nią hałasu, przypisany do niszczarki stopień poufności dokumentów, a także obecność takich dodatkowych funkcji ułatwiających korzystanie ze sprzętu jak np. funkcja cofania, możliwość niszczenia innych nośników danych, czy czujnik wypełnienia zbiornika automatyczny start i stop.
Stopień poufności dokumentów
Do każdego modelu niszczarki przypisany jest stopień poufności dokumentów, które mogą być niszczone za jej pomocą. Są to poziomy od 1 do 7, przy czym im wyższy stopień, tym drobniej kawałkowane są kartki papieru.
Stopień 1 zalecany jest do dokumentów niskiego ryzyka, które zawierają głównie dane wewnętrzne. Papiery są w niszczarkach przeznaczonych dla tego stopnia cięte na pasy o maksymalnej szerokości 12 mm. W kolejnych klasach skala poufności papierów stopniowo się zwiększa, a rozmiar ścinek – zmniejsza. Stopień 7 dotyczy już ściśle tajnych dokumentów. Niszczarki przeznaczone do takich papierów tną kartki na ścinki o szerokości mniejszej niż 1 mm, co uniemożliwia komukolwiek odczytanie poufnych danych.
Wydajność niszczarki
Wydajność niszczarki do dokumentów jest parametrem wskazującym, jaką ilość kartek papieru jest ona w stanie zniszczyć w ciągu minuty. Wydajność liczona jest na podstawie niszczenia kartek papieru o gramaturze 70 g. Dobór wydajności powinien zależeć od tego, jakie jest zapotrzebowanie firmy w zakresie niszczenia dokumentów: w niewielkiej firmie wystarczająca będzie niszczarka o wydajności 10 kartek na minutę, większe przedsiębiorstwa o szybszym obiegu dokumentów mogą potrzebować bardziej wydajnego sprzętu.
Rozmiary niszczarki do dokumentów
Rozmiar sprzętu do niszczenia poufnych dokumentów ma znaczenie nie tylko ze względu na wymiary pomieszczenia, w których zostanie ono umieszczone, ale przede wszystkim z powodu różnych szerokości wejścia na papier i wielkości pojemnika na odpady. Szerokość wejścia modeli przeznaczonych do pracy biurowej wynosi zwykle 220-300 mm: taki rozmiar wystarczy, aby umieścić w niszczarce dokumenty w rozmiarze A4 i mniejsze. Jeśli jednak zamierza się korzystać z niszczarki do utylizacji większych papierów, warto wybrać sprzęt o szerszym wejściu, aby uniknąć konieczności wstępnego cięcia czy składania dokumentów, co wydłuża cały proces. Pojemność pojemnika na ścinki może wynosić od 15 do nawet 100 litrów. Dopasowanie wielkości kosza do ilości niszczonych papierów pozwala uniknąć zbyt częstego opróżniania, więc wybierając niszczarkę, warto wziąć pod uwagę i ten aspekt. Ze względu na rozmiar wyróżnia się niszczarki domowe, biurowe (do małego i dużego biura) oraz niszczarki centralne.
Niszczarka do dokumentów a ergonomia i bezpieczeństwo
Zgodnie z zasadami BHP, aby praca w pobliżu niszczarki nie była uciążliwa, maksymalny poziom hałasu emitowany przez takie urządzenie może wynosić 65 dB. Warto zwrócić uwagę na to, aby niszczarka wyposażona była w funkcję automatycznego wyłączania mechanizmu w przypadku przegrzania. W ten sposób nie tylko używanie niszczarki będzie bezpieczniejsze, ale i ma szansę znacząco wzrosnąć jej żywotność. Dobrze też, jeśli sprzęt posiada zabezpieczenie przed przypadkowym włączeniem np. przez dzieci lub zwierzęta.
Dodatkowe funkcje niszczarki, które sprzyjają ergonomicznemu i bezpiecznemu korzystaniu to także np. czujnik wypełnienia kosza na ścinki i automatyczne wyłączenie po zdjęciu głowicy lub w przypadku dotknięcia szczeliny na papier przez użytkownika.
Zobacz niszczarki w ofercie sklepu Lobos: https://sklep.lobos.pl/niszczarki-dokumentow,cat226355.html
