Możliwość zlecenia jakiegoś zadania zewnętrznemu usługodawcy to zawsze szansa na oszczędność czasu. W końcu w ten sposób nasz zespół nie musi poświęcać swoich obowiązków na czynności, które z powodzeniem może wykonać ktoś inny. W przypadku takich obowiązków jak archiwizacja dokumentów, korzyści jest jednak znacznie więcej. Oczywiście także tutaj możemy liczyć na oszczędzenie czasu i to w dużym stopniu - w końcu porządkowanie dokumentacji to jednak dość czasochłonna sprawa. Firmy, które decydują się na takie rozwiązanie jak usługa archiwizowania dokumentów, zyskują przede wszystkim wyższe poczucie bezpieczeństwa.
Archiwizowanie dokumentów - dlaczego tak usługa cieszy się taką popularnością?
Bezpieczeństwo informacji zawartych w aktach to niezwykle ważna kwestia. Jeśli w jakiś sposób narazimy dane klientów na wyciek:
-
- czekają nas konsekwencje prawne
Niedbałe archiwizowanie dokumentów może wiązać się np. z tym, że nadamy dokumentacji nieprawidłowe okresy przechowywania. W rezultacie może dojść do sytuacji, że zbyt długo przechowujemy (a więc przetwarzamy) dane klientów. To z kolei oznacza naruszenie RODO.
-
- będziemy musieli borykać się z poważnymi problemami wizerunkowymi
Firma, która nie jest w stanie rzetelnie zadbać o dane, które powierzyli jej klienci? Chyba żadne przedsiębiorstwo nie chce zyskać takiej złej sławy. Aktualnie, gdy o ochronie danych mówi się tak dużo, taki błąd może okazać się wprost niewybaczalny.
Firmy różnych wielkości i z różnych branż doskonale zdają sobie sprawę z tego, jak bolesne mogą być wyżej wspomniane konsekwencje. Wybierając samodzielną opiekę nad dokumentami trzeba się z nimi liczyć. Korzystną alternatywą jest archiwizacja dokumentów przy pomocy profesjonalnej firmy, np. Rhenus Data.
Co jeszcze daje ci usługa archiwizowania dokumentów?
Profesjonaliści, zajmujący się taką pomocą oferują znacznie więcej niż porządkowanie akt. Często są w stanie przejąć też inne nasze obowiązki związane z przetwarzaniem dokumentacji. Do takich kroków można zaliczyć przykładowo niszczenie akt czy ich digitalizację. Aby mieć pewność, że usługa archiwizowania oraz inne usługi realizowane są przez godną zaufania firmę, dokładnie zapoznajmy się z tym, czy przedsiębiorstwo spełnia określone normy i może pochwalić się pozytywną opinią dotychczasowych klientów. Godny zaufania podmiot bez problemu udzieli nam takich informacji i odpowie na wszystkie pytania.
Artykuł partnera
