- Dzięki odpowiedniej technologii Twoi zdalni pracownicy mogą organizować wirtualne spotkania, komunikować się za pomocą wiadomości w czasie rzeczywistym, współpracować przy projektach i udostępniać dokumenty.
- Wiele narzędzi do pracy zdalnej jest dostępnych za darmo, dzięki czemu małe zespoły biznesowe mogą pracować wydajnie, być rozliczane i łączyć się ze sobą podczas nieobecności w biurze.
- Oprócz umożliwienia członkom zespołu pracy w domu lub gdziekolwiek indziej, gdzie mają połączenie z Internetem, narzędzia do pracy zdalnej mogą poprawić komunikację, zarządzanie i współpracę.
Koronawirus zmienił sposób, w jaki praca jest wykonywana na całym świecie. Zamiast codziennie pracować w biurze, wielu pracowników pracuje teraz z salonu, kuchni lub domowego biura. Podczas gdy praca zdalna zyskała w ostatnich latach na popularności, obecny klimat sprawił, że stała się ona koniecznością dla dużej części ludności pracującej. W celu ułatwienia tego nowego środowiska pracy, wiele małych firm pilnie poszukuje darmowych narzędzi do pracy zdalnej.
Jakie są różne rodzaje narzędzi do pracy zdalnej?
Istnieje wiele rodzajów narzędzi do pracy zdalnej, które Twoi pracownicy mogą wykorzystywać do efektywnej pracy z domu. Cztery kluczowe rodzaje oprogramowania do pracy zdalnej, których należy szukać - według Mirandy Nicholson, wiceprezesa ds. zasobów ludzkich w Formstack - to komunikacja, planowanie, zarządzanie projektami i udostępnianie plików.
Jakie są korzyści z korzystania z narzędzi pracy zdalnej?
Celem korzystania z narzędzi do pracy zdalnej jest zapewnienie pracownikom, których nie ma w biurze (a którzy mogą nawet mieszkać na terenie całego kraju) poczucia, że znajdują się w kabinie obok. Narzędzia do pracy zdalnej mogą utrzymać Twoją ekipę w kontakcie, bez względu na to, jak są rozłożone. W tych niepewnych czasach nie możesz sobie pozwolić na nieporozumienia, opóźnienia w postępie, niewykorzystane możliwości, ani na zawód swoich klientów.
W miarę jak firmy zmieniają swoje środowisko pracy zespołowej i strategię kulturową, teraz jest dobry czas, aby czerpać korzyści z narzędzi pracy zdalnej, powiedział Billy Boughey, założyciel i prezes Elevate Experiences.
"Istnieje wiele zasobów, z których pracownicy mogą korzystać w domu do własnej pracy i łączenia się z pracownikami, aby nie stracić produktywności", powiedział Boughey Business News Daily. "Narzędzia do pracy zdalnej mogą pomóc pracownikom utrzymać się na właściwym torze, zwiększyć wyniki i zmaksymalizować wydajność". Posiadanie odpowiedniego sposobu myślenia jest kluczem do odblokowania wspaniałych środowisk pracy zdalnej, a my musimy również pamiętać, że nie musimy być osobiście, aby zrobić coś osobistego" - powiedział Boughey Daily.
Oprócz umożliwienia członkom zespołu pracy z dowolnego miejsca, w którym dostępne jest połączenie internetowe, narzędzia do pracy zdalnej pozwalają na lepszą komunikację, zarządzanie i współpracę. Dzięki bezproblemowej integracji i łączności w ramach pracowników zdalnych, można szybko prowadzić rozmowy wideo i wysyłać wiadomości w czasie rzeczywistym, dając zespołowi łatwy dostęp do siebie nawzajem.
Jakie są najlepsze darmowe narzędzia do pracy zdalnej?
Najlepsze darmowe narzędzia do pracy zdalnej pozwalają Twojemu zespołowi pozostać produktywnym, odpowiedzialnym i połączonym. Narzędzia te są niezbędne w firmach przechodzących do pracy zdalnej z powodu COVID-19 lub innych powodów. Poza zapewnieniem pracownikom zasobów, których potrzebują, aby być produktywnymi podczas pracy poza biurem, nie ponoszą oni żadnych kosztów, co ma kluczowe znaczenie dla małych firm, które bacznie obserwują swoje wyniki finansowe. Oto najlepsze darmowe narzędzia do pracy zdalnej, podzielone na kategorie według typu oprogramowania.
Narzędzia do komunikacji zdalnej
Narzędzia te pozwalają zespołom pozostać w kontakcie za pośrednictwem komunikatorów internetowych, wideokonferencji i rozmów telefonicznych. Poczta elektroniczna jest ważna, ale skrzynki odbiorcze mogą utrudniać zarządzanie i prowadzenie rozmów. Nowe platformy komunikacyjne pozwalają zespołom na łatwe śledzenie wątków i dodawanie innych elementów do rozmowy. Przełamują one bariery, zapewniając, że rozmowy są na temat i istotne.
Slack
Slack to platforma komunikatorów internetowych, która organizuje rozmowy we współdzielonych kanałach, umożliwiając firmom komunikację z członkami zespołów z całego świata.
Slack oferuje darmową warstwę, z której małe firmy mogą korzystać przez nieograniczony czas. Obejmuje on dostęp do 10 000 najświeższych wiadomości Twojego zespołu, rozmowy głosowe i wideo między kolegami z zespołu w trybie one-on-one oraz do 10 integracji z innymi aplikacjami, takimi jak Google Drive i Office 365. [Przeczytaj powiązany artykuł: Darmowe usługi biznesowe pomagające w pogodzie Coronavirus]
Zoom
Zoom to usługa zdalnej wideokonferencji, dzięki której Twój zespół może utrzymywać łączność za pośrednictwem czatu wideo, sal konferencyjnych i rozmów telefonicznych. Usługa zapewnia spotkania online, wideokonferencje, wiadomości międzyplatformowe i udostępnianie plików, niezależnie od tego, gdzie jesteś.
Podstawowy plan Zoom jest bezpłatny i obejmuje hosting do 100 uczestników oraz nieograniczoną liczbę spotkań jeden na jednego. W ramach tego planu grupy trzyosobowe lub większe mogą się spotykać jednorazowo do 40 minut. Bezpłatny plan podstawowy zapewnia także wideo i głos w jakości HD, widok pełnoekranowy i galeryjny, jednoczesne udostępnianie ekranu oraz wtyczki Chrome i Outlook. Obsługuje on systemy operacyjne Mac, Windows, Linux, iOS i Android.
Zespoły Microsoftu
Microsoft Teams to węzeł komunikacyjny do współpracy zespołowej w usłudze Office 365, który łączy w sobie funkcje czatu w miejscu pracy, wideokonferencji, przechowywania w chmurze i integracji aplikacji. Aplikacja Microsoft Teams jest dostępna do bezpłatnego pobrania do stycznia 2021 roku.
Dzięki bezpłatnej wersji Microsoft Teams zdalne zespoły mogą korzystać z nieograniczonej liczby czatów, wbudowanych połączeń grupowych i połączeń audio lub wideo w trybie one-on-one, 10 GB pamięci masowej na pliki zespołowe oraz 2 GB pamięci masowej na pliki osobiste na użytkownika. Jeśli Twoja firma posiada licencję na usługi Office 365, masz już dostęp do usług Microsoft Teams.
Narzędzia do zdalnego tworzenia harmonogramów
Zespoły mogą korzystać z tych narzędzi do planowania spotkań i dzielenia się kalendarzami. Daje to pracownikom możliwość zobaczenia dostępności każdego z nich i zapewnienia regularnej odprawy. Wiele z tych narzędzi synchronizuje się bezpośrednio z kalendarzem i wysyła przypomnienia o spotkaniach oraz zaproszenia automatycznie, zmniejszając ilość niepotrzebnych wiadomości e-mail.
Spotkania HubSpot
HubSpot Meetings umożliwia synchronizację kalendarza Google lub kalendarza Office 365 z tym kalendarzem, ustawienie dostępności i umówienie spotkań z klientami lub pracownikami. Narzędzie udostępnia pola formularza na stronie spotkania, w których można zapisać informacje kontaktowe. Możesz również wysłać stronę spotkania jako link pocztą elektroniczną lub osadzić ją na stronie internetowej. Z HubSpot Meetings możesz zacząć od bezpłatnych, nieograniczonych ilości spotkań.
Setmore
Setmore to narzędzie do planowania spotkań, które organizuje kalendarz, listy klientów, stronę rezerwacji i profile pracowników. Narzędzie to oferuje dostęp do wszystkich Twoich spotkań z dowolnego miejsca na świecie, umożliwiając zespołowi i klientom zmianę terminów bezpośrednio ze skrzynek odbiorczych, co pozwala zaoszczędzić na czasochłonnych rozmowach telefonicznych.
Darmowy plan podstawowy Setmore zawiera do czterech logowań personelu i kalendarzy, z automatycznymi alertami i powiadomieniami. Możesz korzystać z usługi do rezerwowania terminów spotkań z klientami online. Bezpłatny plan podstawowy integruje się także z aplikacjami i platformami innych firm, takimi jak Facebook, Mailchimp, Zendesk i Zapier.
Narzędzia do zdalnego zarządzania projektami
Dzięki temu zespoły mogą tworzyć i udostępniać różne zadania i zadania z jednej lokalizacji. Ułatwia to członkom zespołów współpracę nad projektami, a menedżerom śledzenie postępów i realizacji projektów.
Narzędzia do zarządzania projektami są zazwyczaj oparte na chmurze, platformach przeznaczonych dla wielu użytkowników, z wieloma funkcjami, w tym aplikacjami mobilnymi do bieżącej aktualizacji stanu i widokami zadań w czasie rzeczywistym do monitorowania wielu projektów jednocześnie.
Basecamp
Basecamp jest narzędziem zarządzania, które umieszcza w jednym miejscu wszystko, czego potrzebuje Twój zespół, aby wykonać pracę. W ramach każdego projektu, Twój zespół otrzymuje tablice ogłoszeń, listy rzeczy do zrobienia, przechowywanie plików, czat grupowy w czasie rzeczywistym oraz automatyczne pytania kontrolne. Basecamp może również integrować się z innymi aplikacjami mobilnymi i stacjonarnymi, takimi jak TaskClone, Zapier, Project Buddy i Zoho Flow.
Basecamp Personal to darmowy plan dla projektów indywidualnych i małych zespołów. Plan, który zawiera 16 GB pamięci masowej w chmurze, umożliwia realizację trzech oddzielnych projektów i obsługę do 20 użytkowników.
Asana
Asana to narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami, które ma pomóc Twojemu zespołowi w organizacji, śledzeniu i zarządzaniu pracą, niezależnie od tego, gdzie się znajduje. Jego funkcje automatyzacji redukują wąskie gardła, usprawniają zatwierdzanie, przekształcają standardowe projekty w niestandardowe szablony i oszczędzają czas na ręczną aktualizację harmonogramów projektów, gdy zmieniają się terminy.
Asana oferuje podstawowy plan, który jest bezpłatny dla maksymalnie 15 członków zespołu, zawiera kalendarz i widoki listy oraz pozwala na przydzielanie zadań i terminów. Bezpłatny plan integruje się z aplikacjami innych firm, takimi jak Jira Cloud, Adobe Creative Cloud, Gmail i Slack.
Zdalne udostępnianie plików i narzędzia do przechowywania w chmurze
Dzięki tym narzędziom, zespoły mogą bezpiecznie udostępniać i przechowywać pliki w chmurze, co może wzmocnić współpracę. Usługi udostępniania plików sprawiają, że dzielenie się interaktywnymi plikami jest niezwykle łatwe. Można je edytować, dodawać komentarze i współpracować nad treścią z dowolnego miejsca na świecie. [Przeczytaj powiązany artykuł: Najlepsze rozwiązania w zakresie tworzenia kopii zapasowych i przechowywania danych w chmurze w 2020 r.]
Dropbox
Dropbox to usługa udostępniania plików, która zapewnia przechowywanie i synchronizację plików w chmurze w jednym, scentralizowanym miejscu pracy. Umożliwia tworzenie, przechowywanie i udostępnianie zawartości chmury z Google Docs, Arkuszy i Slajdów, plików Microsoft Office oraz papieru Dropbox Paper.
Dropbox Basic to bezpłatne konto z 2 GB pamięci masowej. Dzięki niemu możesz uzyskać dostęp i udostępniać zdjęcia i dokumenty z dowolnego urządzenia oraz łatwo tworzyć kopie zapasowe i odzyskiwać udostępnione pliki. Dropbox Basic jest kompatybilny z systemami operacyjnymi Windows, Mac, iOS i Android.
Dysk Google
Google Drive to usługa pamięci masowej w chmurze, która umożliwia przechowywanie, synchronizację, udostępnianie i dostęp do plików na dowolnych urządzeniach. Jako usługa G Suite, dysk Google integruje się z innymi aplikacjami Google, w tym z formularzami Google, rysunkami, dokumentami, arkuszami i slajdami.
Osobisty plan Google Drive'a zapewnia 15 GB bezpłatnej pamięci masowej w chmurze. Twoje konto pamięci masowej jest używane przez Google Drive, Gmail i Google Photos, co pozwala na przechowywanie plików, zapisywanie załączników e-mail i tworzenie kopii zapasowych zdjęć lub filmów w jednym miejscu pracy. Google Drive oferuje pliki do pobrania dla systemów Windows, Mac, iOS i Android.
